Cómo enviar el parte de viajeros a SES Hospedajes paso a paso

Si gestionas un alojamiento turístico en España, ya conoces la rutina: cada huésped que entra por tu puerta genera una obligación con el Estado. Saber cómo enviar el parte de viajeros a SES Hospedajes de forma correcta y dentro de plazo es lo que separa una temporada tranquila de una carta de sanción. En esta guía te explicamos el proceso completo, sin rodeos, y cómo dejar de hacerlo a mano para siempre.

Qué es el parte de viajeros y por qué es obligatorio

El parte de viajeros es la comunicación que todo hospedaje debe remitir a las autoridades con los datos de las personas que se alojan. La norma que lo regula es el Real Decreto 933/2021, obligatorio para el sector desde el 2 de diciembre de 2024.

En la práctica, esto significa que hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, campings y hasta quien alquila una sola habitación tienen que registrar cada estancia y enviarla a SES Hospedajes. En Cataluña y el País Vasco, además, la información se comunica a Mossos d'Esquadra y a la Ertzaintza respectivamente.

No es un trámite menor. Las multas van desde los 100–600 € por infracciones leves hasta los 30.000 € en los casos graves. Cumplir bien, y a tiempo, protege tu negocio.

Cómo enviar el parte de viajeros: los pasos básicos

Vamos a lo concreto. Este es el recorrido habitual si lo haces por tu cuenta:

1. Date de alta en SES Hospedajes. Necesitas registrar tu establecimiento en la plataforma del Ministerio del Interior y obtener tus credenciales de acceso. Es un paso que se hace una sola vez, pero conviene tenerlo resuelto antes de recibir al primer huésped.

2. Recoge los datos de cada viajero. En el momento del check-in tienes que capturar la información personal y del documento de identidad de cada persona mayor de edad que se aloja.

3. Registra la estancia. Introduces los datos de la reserva: fechas, alojamiento y viajeros asociados.

4. Envía el parte dentro de plazo. Comunicas la información a SES Hospedajes en el tiempo marcado por la ley.

Parece sencillo escrito así, pero cada huésped multiplica el trabajo. Y ahí es donde aparecen los errores.

Qué datos necesitas recoger de cada huésped

La normativa exige una lista concreta de información. Estos son los campos habituales que debes tener de cada viajero:

Aquí conviene una advertencia importante sobre protección de datos. Desde el 17 de junio de 2025, la AEPD prohíbe guardar copia o fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del huésped. Es decir: puedes leer el documento para tomar los datos, pero no puedes archivar la imagen. Guardar fotocopias, que durante años fue lo normal, hoy es una vía directa a una sanción.

El plazo de 24 horas: el detalle que más sanciones provoca

De todos los requisitos, el que más disgustos causa es el tiempo. Tienes un plazo de 24 horas desde la entrada del huésped para enviar el parte a SES Hospedajes.

Veinticuatro horas pasan volando en plena temporada. Entre entradas escalonadas, limpiezas y salidas, es facilísimo que un parte se quede en el tintero. Y si el huésped se marcha antes de que hayas comunicado bien sus datos, corregirlo después es un dolor de cabeza. La mayoría de las sanciones no llegan por mala fe, sino por olvidos y por datos mal copiados a mano.

Cómo automatizar el parte de viajeros y olvidarte del problema

La buena noticia es que nada de esto tiene que hacerlo tú manualmente. Con Estratechia Check-in, el proceso se resuelve solo:

• El huésped recibe un enlace y hace su check-in desde el móvil. No instala ninguna app.
• Al hacer una foto de su documento, comprobamos que los datos del documento cuadran y se rellenan solos, sin que nadie los teclee.
• El parte se envía a SES Hospedajes dentro de plazo, de forma automática. Tú recibes la confirmación.
• Cumples con la AEPD: recogemos los datos sin que tengas que guardar copias del documento.

El resultado es directo: cero partes olvidados, cero datos mal escritos y cero multas por llegar tarde. Dejas de trabajar para la burocracia y recuperas tu tiempo.

Además, está pensado para cualquier tamaño. Funciona desde un solo alojamiento, sin mínimos y sin comisiones por transacción. Puedes probarlo 1 mes gratis y sin tarjeta, con el plan Esencial a 3,90 €/alojamiento al mes o el Pro a 6,90 €.

Conclusión: cumple sin esfuerzo

Saber cómo enviar el parte de viajeros es una cosa; hacerlo bien, a tiempo y por cada huésped durante toda la temporada es otra muy distinta. La ley no perdona los olvidos, y el margen de 24 horas es estrecho. Automatizarlo no es un lujo, es la forma sensata de proteger tu negocio y tu tranquilidad.

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