Datos obligatorios del parte de viajeros: la lista completa

Si gestionas un alojamiento turístico en España, conocer al dedillo los datos del parte de viajeros ya no es opcional. Desde el 2 de diciembre de 2024, el Real Decreto 933/2021 obliga a recabar una lista mucho más amplia de información de cada huésped y a enviarla en un plazo máximo de 24 horas. Equivocarse en un campo, olvidar un dato o enviar el parte fuera de plazo puede acabar en sanción. En esta guía tienes la lista completa, ordenada por viajero y por operación, además de los fallos que más se repiten y cómo evitarlos sin complicarte la vida.

Qué es el parte de viajeros y por qué importa tanto

El parte de viajeros es el registro que todo alojamiento debe comunicar a las autoridades cada vez que hospeda a un cliente. Con el nuevo marco legal, esa comunicación se hace a SES Hospedajes y, en los territorios donde corresponde, también a los Mossos d'Esquadra en Cataluña y a la Ertzaintza en el País Vasco.

La cuestión no es menor: las multas por incumplir van desde los 100 a 600 € en las infracciones leves y pueden escalar hasta los 30.000 € en las graves. A eso se suma otro frente delicado en materia de protección de datos: desde el 17 de junio de 2025 la AEPD prohíbe guardar copia o fotocopia del DNI, NIE o pasaporte. Puedes leer los datos del documento, pero no archivar la imagen. Por eso conviene tener claro qué se pide, qué se envía y qué no se debe conservar.

Datos del parte de viajeros por cada persona

Estos son los campos que la normativa exige recoger de cada viajero que se aloja. Aquí es donde se concentra la mayor parte del trabajo, porque hay que repetirlos huésped a huésped, incluidos los menores.

El teléfono y el correo electrónico son dos de las novedades que más despistan, porque antes no se pedían. Y ojo con los menores: también generan su propio parte, con el dato añadido del parentesco con el adulto que viaja con ellos.

Datos por operación: el contrato y el pago

Además de la ficha de cada persona, el parte incluye información de la operación o transacción del hospedaje. Estos datos se registran una vez por reserva:

• Datos del establecimiento y del titular de la actividad.
• Referencia del contrato o reserva y sus fechas.
• Fecha y hora de entrada y de salida.
• Número de viajeros que integran la reserva.
• Datos del medio de pago: tipo (tarjeta, transferencia, efectivo), titular, fecha y, cuando aplica, identificación de la cuenta o tarjeta empleada.

El bloque del pago es otra de las incorporaciones recientes y una fuente habitual de errores, porque no siempre se dispone del dato en el momento del check-in.

Errores comunes al rellenar el parte

Estos son los tropiezos que más vemos y que más sanciones provocan:

• Enviar fuera de plazo. El reloj de las 24 horas corre desde la llegada del huésped, no desde que te acuerdas.
• Campos incompletos. Faltar el correo, el teléfono o la fecha de expedición del documento invalida el parte.
• Datos mal transcritos. Un número de documento tecleado a mano se presta a erratas que luego dan problemas.
• Guardar la fotocopia del DNI. Un clásico que ahora, además, es sancionable por la AEPD.
• Olvidar a los menores. También cuentan y también generan parte.
• No enviar a la autoridad autonómica. En Cataluña y País Vasco hay que comunicar donde corresponde.

La raíz de casi todos estos fallos es la misma: un proceso manual, con prisas en recepción y transcripción a mano. Cuantas más veces se copia un dato, más margen hay para el error.

La forma fácil de cumplir sin errores

Aquí es donde Estratechia Check-in te quita el problema de encima. El huésped recibe un enlace, hace una foto de su documento y confirma sus datos: sin instalar ninguna app y sin colas en recepción. Nosotros comprobamos que los datos del documento cuadran, completamos todos los campos obligatorios del parte y lo enviamos a SES Hospedajes dentro del plazo, con envío también a Mossos o Ertzaintza donde corresponda. Y sin guardar copias del documento, tal y como exige la normativa de protección de datos.

Funciona desde un solo alojamiento, sin mínimos y sin comisiones por transacción. Puedes probarlo 1 mes gratis y sin tarjeta, con el plan Esencial a 3,90 €/alojamiento/mes o el Pro a 6,90 €.

Deja de rellenar partes a mano y de arriesgarte a una multa por un campo olvidado.

Empieza gratis con Estratechia Check-in y envía cada parte de viajeros completo y a tiempo, sin errores.