Registro de viajeros: qué es y cómo cumplir el RD 933/2021

El registro de viajeros es la obligación legal de recoger los datos de tus huéspedes y comunicarlos a las autoridades cada vez que alguien se aloja en tu establecimiento. Si gestionas un piso turístico, un hotel, un hostal, un camping o incluso alquilas coches, esta norma te afecta de lleno. Y desde finales de 2024 el listón ha subido: más datos, plazos más cortos y sanciones que asustan. En esta guía te explicamos qué es exactamente, quién está obligado, en qué plazo hay que enviarlo y cómo cambia respecto al viejo libro-registro en papel.

Qué es el registro de viajeros y qué dice el RD 933/2021

El marco legal es el Real Decreto 933/2021, que regula las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos. Es obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024.

En la práctica, el registro de viajeros consiste en recabar los datos de identidad y de la estancia de cada huésped y remitirlos a la plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior. En Cataluña y el País Vasco, además, la comunicación se dirige a los Mossos d'Esquadra y a la Ertzaintza respectivamente. No es opcional ni depende de la comunidad autónoma: es una obligación estatal que aplica a todos los alojamientos.

Quién está obligado a llevar el registro de viajeros

La norma alcanza a un abanico muy amplio de actividades. Estás obligado si gestionas:

• Hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes.
• Apartamentos y viviendas de uso turístico.
• Campings y áreas de acampada.
• Establecimientos de turismo rural.
• Plataformas y empresas intermediarias que faciliten el alojamiento.
• Empresas de alquiler de vehículos sin conductor.

Da igual que tengas un solo piso o una cadena: la obligación es la misma. Cambia el volumen de trabajo, no el deber legal.

Plazos y datos: qué hay que enviar y cuándo

Aquí es donde muchos alojamientos se juegan las sanciones. El parte de cada huésped debe comunicarse en un plazo máximo de 24 horas desde su entrada. Con reservas que llegan de madrugada, grupos numerosos o rotaciones el mismo día, cumplir a mano ese plazo es una carrera contrarreloj.

Los datos que se recogen son más extensos que antes: identificación completa del viajero, documento, datos de contacto, información de la reserva y del pago, entre otros. Para menores se aplican reglas específicas sobre quién facilita sus datos.

En qué se diferencia del antiguo libro-registro

Durante décadas bastó con el libro-registro: un cuaderno físico, a veces sellado por la Guardia Civil o la Policía, donde se anotaban a mano las fichas de los huéspedes. Se guardaba en el establecimiento y rara vez alguien lo revisaba.

El RD 933/2021 cambia el modelo por completo. Las diferencias clave:

• De papel a comunicación telemática: ya no basta con anotar; hay que enviar los datos a la plataforma oficial.
• Más datos por huésped: se amplía la información exigida, incluida la relativa a la reserva y al pago.
• Plazo estricto: las 24 horas sustituyen a la anotación "cuando buenamente se pudiera".
• Régimen sancionador serio: el incumplimiento se paga caro.

En resumen: lo que antes era un trámite de archivo hoy es un proceso diario con fecha de caducidad.

El punto ciego: proteger los datos sin guardar copias del DNI

A la obligación de registrar se suma otra que va justo en sentido contrario. Desde el 17 de junio de 2025, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) prohíbe guardar copia o fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del huésped. Es decir: tienes que recoger y verificar los datos del documento, pero no puedes conservar la imagen del mismo.

Muchos alojamientos siguen haciéndolo mal: piden una foto del documento por mensajería, la guardan "por si acaso" y se exponen a una sanción de protección de datos. Cumplir bien hoy significa comprobar que los datos del documento cuadran con los del viajero y, acto seguido, no almacenar la fotocopia.

Cómo cumplir sin dolores de cabeza con Estratechia Check-in

Reunir todos los datos, comprobar el documento, respetar el plazo de 24 horas, no guardar copias y enviar el parte a SES Hospedajes… a mano, cada día, es una fuente constante de errores y de multas. Aquí es donde te quitamos el problema de encima.

Con Estratechia Check-in, el huésped completa su registro desde su propio móvil sin instalar ninguna app. Nosotros comprobamos que los datos del documento cuadran, preparamos el parte y lo dejamos listo para su envío a las autoridades dentro de plazo, sin que tengas que conservar ninguna fotocopia del DNI. Tú te olvidas del papeleo y evitas el riesgo de sanción.

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