¿Es legal pedir copia del DNI al huésped? Lo que dice la AEPD

Si gestionas un alojamiento turístico, seguro que te has hecho esta pregunta más de una vez: guardar una copia DNI huésped en una carpeta, en el móvil o en el correo, ¿es legal? La respuesta corta es que ver el documento sí, conservar la imagen no. Y desde el 17 de junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo tiene meridianamente claro. En este artículo te explicamos qué puedes hacer, qué debes dejar de hacer y cómo cumplir sin arriesgarte a una sanción.

Lo que ha cambiado: la AEPD prohíbe conservar la copia del DNI

Durante años, mucha gente del sector ha pedido al huésped una fotocopia o una foto del DNI "por si acaso", y la ha guardado sin más. Eso se acabó. Desde el 17 de junio de 2025, la AEPD prohíbe guardar copia o fotocopia del DNI, NIE o pasaporte de tus huéspedes.

La distinción es importante y conviene grabársela:

• Sí puedes ver el documento de identidad, comprobarlo y tomar de él los datos que la ley te obliga a recoger.
• No puedes conservar una imagen, un escaneo ni una fotocopia de ese documento en ningún soporte.

Dicho de otro modo: el documento es el medio para verificar la identidad y anotar los datos exigidos, pero la copia DNI huésped archivada ya no tiene amparo legal. Si hoy tienes una carpeta llena de fotos de DNIs, estás expuesto a una sanción de la AEPD.

Entonces, ¿qué datos estás obligado a recoger?

Aquí entra en juego otra norma distinta, que a veces se confunde con la anterior: el Real Decreto 933/2021, obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024. Esta es la que te obliga a registrar a tus viajeros y a comunicar sus datos a las autoridades.

En la práctica, tienes que:

• Recoger los datos de identificación de cada huésped (los que figuran en el documento).
• Tener el registro listo y enviar el parte en un plazo de 24 horas.
• Comunicarlo a SES Hospedajes y, donde corresponda por territorio, a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza.

Fíjate en la clave: la ley te pide los datos, no la imagen del documento. Puedes cumplir el Real Decreto 933/2021 al 100 % sin guardar una sola fotocopia. Las dos normas encajan perfectamente cuando lo haces bien.

Las multas: por dos frentes distintos

Aquí está el riesgo real de seguir haciéndolo como antes, porque te la puedes jugar por partida doble:

Es decir, no basta con enviar el parte a tiempo si por el camino guardas fotocopias que no debes. Y tampoco te libras de nada por no registrar al huésped. El único camino tranquilo es recoger los datos, verificar el documento y no conservar su imagen.

Cómo hacerlo bien sin complicarte la vida

La buena noticia es que cumplir con las dos normas a la vez es sencillo si te apoyas en la herramienta adecuada. El proceso ideal es este:

1. El huésped presenta su documento (de forma presencial o desde su propio móvil, sin instalar nada).

2. Se comprueba que los datos del documento cuadran y se recogen los datos que exige la ley.

3. El parte se prepara y se envía a SES Hospedajes dentro del plazo de 24 horas.

4. No queda ninguna copia de la imagen del documento almacenada.

Así verificas el documento, cumples el Real Decreto 933/2021 y respetas la prohibición de la AEPD, todo en el mismo gesto y en cuestión de segundos.

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