RGPD para alojamientos turísticos: qué datos puedes guardar y cuáles no

Cumplir con el RGPD en alojamientos turísticos se ha vuelto un equilibrio delicado. Por un lado, el Real Decreto 933/2021 te obliga a recabar y comunicar los datos de cada huésped. Por otro, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) te prohíbe conservar según qué información. La consecuencia es que muchos anfitriones recogen de más "por si acaso" y, sin saberlo, acumulan un riesgo de sanción que puede llegar a decenas de miles de euros. En esta guía te explicamos, en cristiano, qué puedes guardar, qué no y durante cuánto tiempo.

Dos normativas que conviven: RD 933/2021 y RGPD

Aquí está la clave que confunde a casi todo el mundo: no se trata de elegir entre una norma u otra, sino de cumplir las dos a la vez.

El Real Decreto 933/2021, obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024, te exige registrar los datos de tus viajeros y enviar el parte a las autoridades en un plazo de 24 horas. Es tu base legal para tratar esos datos: no necesitas pedir un consentimiento aparte porque la ley te obliga a hacerlo. Ese envío se dirige a SES Hospedajes y, en su caso, a Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza.

El RGPD, en cambio, marca los límites: solo puedes tratar los datos estrictamente necesarios (principio de minimización), con una finalidad clara y durante el tiempo justo. Cumplir una norma no te exime de la otra. Y saltarte cualquiera sale caro.

Qué datos SÍ puedes (y debes) guardar

El RD 933/2021 detalla los campos obligatorios del parte de viajeros. Estos son los datos cuya recogida está amparada por la ley:

• Nombre y apellidos del huésped.
• Tipo, número y datos del documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte).
• Fecha de nacimiento, sexo y nacionalidad.
• Datos de contacto (teléfono, correo electrónico).
• Domicilio.
• Datos de la reserva, fechas de entrada y salida, y datos de pago cuando corresponda.
• Relación de parentesco con los menores que viajen con el titular.

Estos datos los guardas y los comunicas porque una ley te lo impone. Ahí estás cubierto. El problema aparece con lo que la gente añade de más.

Qué datos NO puedes guardar (aunque lo hayas hecho siempre)

Este es el cambio que ha pillado a contrapié a todo el sector. Desde el 17 de junio de 2025, la AEPD prohíbe conservar copia o fotocopia del DNI, NIE o pasaporte del huésped. Ni en papel en un cajón, ni escaneada en una carpeta, ni fotografiada en el móvil.

La lógica es sencilla: puedes comprobar el documento y anotar los datos que la ley te pide, pero guardar la imagen completa es un exceso que multiplica el riesgo si esos archivos se filtran. Recoger el número de documento es obligatorio; almacenar la fotocopia, ilegal.

Tampoco deberías conservar:

• Fotografías del documento una vez extraídos los datos necesarios.
• Datos irrelevantes para el registro (matrícula del coche si no procede, notas personales, etc.).
• Información de huéspedes más allá del plazo legal de conservación.

La buena noticia es que verificar el documento sin guardar la copia sí es posible. Se trata de leer el documento, comprobar que los datos cuadran con los que declara el huésped y quedarte solo con la información que exige el parte, no con la imagen.

Cuánto tiempo debes conservar los datos

La minimización también aplica al tiempo. No tiene sentido acumular años de datos de huéspedes que ya se marcharon. Conserva los datos del registro durante el periodo que marca la normativa de seguridad ciudadana para el libro-registro y, cumplido ese plazo, elimínalos de forma segura. Guardar "para siempre" no es prudencia: es un incumplimiento.

Qué te juegas si no cumples

Las sanciones llegan por dos vías. Por incumplir el RD 933/2021 (no enviar el parte, hacerlo fuera de las 24 horas o con datos incompletos), las multas van desde 100–600 € las leves hasta 30.000 € las graves. Por incumplir el RGPD (guardar copias del DNI, por ejemplo), la AEPD abre su propio expediente. Son riesgos independientes que se suman.

La forma sencilla de cumplir sin quebraderos de cabeza

Hacer todo esto a mano —recoger los datos correctos, verificar el documento sin guardar la copia, enviar el parte en 24 horas y borrar a tiempo— es tedioso y fácil de olvidar. Por eso construimos Estratechia Check-in.

Tu huésped completa el check-in desde su móvil sin instalar ninguna app. Nosotros comprobamos que los datos del documento cuadran, nos quedamos solo con lo que la ley pide (sin conservar la fotocopia prohibida) y enviamos el parte a SES Hospedajes dentro de plazo. Tú duermes tranquilo y cumples con el RGPD y el RD 933/2021 a la vez.

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